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EL Archivo Municipal de Albaida se encuentra situado en la Planta Baja del Ayuntamiento, Plaza Mayor, 7; junto a la biblioteca y con el mismo horario. Ocupa dos salas contiguas. Es un servicio público de carácter administrativo especializado en la gestión y el tratamiento de la documentación, con su custodia y divulgación.
El A.M.A. está dividido en 2 grandes àreas :
1.- Administrativa o de gestión, donde tenemos la documentación posterior a 1924 que está ordenada y clasificada de acuerdo con el cuadro de Organización de Fondos Administrativos publicado en la Ordenanza Reguladora de los Servicios de Archivo y Biblioteca Municipal (aprobada el año 1999);
2.- Histórica, que cubre las fechas entre 1283-1899, se incluyen los pergaminos ( en mueble metálico horizontal, documentación en piel de animal, 1283-1668; con un total de 102).
Las fechas extremas de las series documentales, en síntesis, son :
-1283, en pergamino, es un privilegio del infante Alfonso ( III de Aragón) hijo del rey Pedro (Pergaminos. R. 1) ;
-2006, Documentación administrativa municipal.
La consulta externa garantiza el acceso de los ciudadanos a la documentación del A.M.A., sin perjuicio de las restricciones (leyes o conservación). Consideramos que tenemos un de los mejores archivos municipales de la comarca y porque no decirlo, de toda la C.V., ya que contamos con una serie de documentos claves para el conocimiento de las diferentes épocas de nuestra cultura y historia, pues hemos estado al frente de todo un marquesado desde 1599.
MEMORIA DESCRIPTIVA : PLAN DE UTILIZACIÓN
Desde hace 5 años hay una propuesta conjunta del bibliotecario municipal, Josep Moll, y del Sr. Secretario César A. Narbon, para iniciar con los diferentes negociados y funcionarios un nuevo sistema de organización y funcionamiento con la creación de un Cuadro de Organización de Fondos Administrativos del Archivo Municipal de Albaida (documentación con posterioridad a 1924).
Esta tarea ha tenido su culminación con la aprobación de la "Ordenanza Reguladora de los Servicios de Archivo y Biblioteca Municipal" (aprobado por el Pleno del Ayuntamiento en marzo de 1999).
Este cuadro se compagina con las Hojas de Remisión de control de la documentación que recibimos en el archivo y un control de préstamo de la documentación, ya conservada en el archivo, y la cual es solicitada por el funcionario de turno, investigadores o particulares con autorización.
También hemos delimitado el archivo administrativo del histórico para poder revisar y reclasificar todas aquellas cajas que necesitan un control archivístico.
Como no, realizamos una política de prevención en dos campos: -continente, edificio; y -contenido, legajos, tapas.
Se realizó (1994) una intervención restauradora de los pergaminos : limpieza, planchado y conservación con la colaboración del "Arxiu del Regne". Y nosotros, a cambio, los hemos inventariado y catalogado.
Tenemos una base de datos en "Acces" (Windows) donde registramos toda la documentación que entra (hoja de remisión) y piden(hoja de préstamo) del archivo municipal. Además, tenemos el "Cuadro de Organización" y la "Mesa de elección y Eliminación"(la cual se encuentra en estudio en los diferentes negociados; o sea, es un proyecto el cual está en avanzado estudio de aprobación). Dicha base ha empezado a funcionar desde el 18 de abril de 1996.
A pesar de todos los esfuerzos que estamos realizando por sacar adelante el A.M.A., sabemos que el problema más grave, en estos momentos, es la catalogación del archivo histórico y por lo tanto su conservación : porque debemos reconocer que hay cierta documentación con bastante mal estado de conservación y cuando vienen los investigadores "les cuesta mucho buscar y encontrar una aguja en un pajar". Estamos intentando solucionar el problema con la adhesión al servicio de archivos de la Mancomunidad de Municipios de La Vall d'Albaida y con la solicitud a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Consejería de Cultura y Educación de la firma de un convenio que autorice la catalogación y microfilmación de la parte histórica (siglos XIII-XIX). Con estos pasos lo que pretendemos y queremos es contribuir a la conservación y el enriquecimiento del patrimonio documental valenciano.
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